Scanning des dossiers urbains et cadastraux existants

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La gestion électronique des documents (GED ou, en anglais, DMS pour Document Management System ou EDM pour Electronic Document Management) désigne un procédé informatisé visant à définir, concevoir, produire, organiser, diffuser et gérer des informations et des documents papier ou des documents électroniques au sein d'une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.

Il faut d'abord enlever les dossiers et les préparer pour le transport vers le site de numérisation à l'étranger.  Le personnel spécialisé arrivera à Kinshasa où tous les dossiers de tous les Circonscriptions foncières seront centralisé : tous les Bureaux de Circonscription foncière seront traité un par un.

Tous les dossiers seront enregistré dans le logiciel de gestion et le personnel va les placer dans des boîtes d’archives spécialement conçues à cet effet, attribue un code-barres unique à chaque boîte, et empile les boîtes sur des euro-palettes qui sont ensuite scellées. 

La numérisation est effectuée par des opérateurs ScanFactory expérimentés utilisant des scanners spécialisés de qualité supérieure. Tous les documents sont numérisés selon des paramètres spécifiques prédéfinis dans le système de gestion pour chaque projet. La procédure de numérisation est donc intégralement contrôlée par le système gestion, supprimant ainsi tout risque d’erreur humaine. 

La logiciel de gestion classifie et reconnaît automatiquement le flux de documents entrants. Il identifie tous les types de contenus (par ex. formulaire, contrat, facture) et exploite 4 technologies de classification :

1. basée sur l’image
2. basée sur le texte
3. basée sur la séparation des pages
4. basée sur des règles.

Une série de procédures clairement définies pilotent chaque étape des activités de numérisation, depuis l’enlèvement des boîtes jusqu’à la livraison des images et des métadonnées. Chaque action posée par rapport aux documents est retracée en temps réel dans le système de gestion. Les scanners comprennent des fonctions de contrôle de la qualité embarquées : technologie Perfect Page, suppression des pages blanches, détecteur de double alimentation, numérisation en double flux, contrôle qualité intelligent, iThresholding, redressement automatique, etc. Le module d’amélioration d’image du logiciel de gestion utilise un serveur 16 cœurs dédié exclusivement au traitement d’image après la numérisation, et exécute une série de fonctions algorithmiques complexes d’amélioration des images. En plus de nombreux contrôles manuels de la qualité, un membre de l'équipe, le Quality Supervisor est aussi averti automatiquement par le logiciel de gestion de tout problème de qualité détecté par les algorithmes sophistiqués de contrôle de la qualité.

La livraison des images et des métadonnées peut être effectuée soit par le biais d’une méthode de transfert direct de fichier (VPN) ou via un support de stockage externe (par exemple disque dur crypté, clé USB).   La livraison est un processus entièrement automatisé qui est intégralement piloté par le logiciel de gestion. Pendant la numérisation, toutes les images scannées et les métadonnées sont stockées directement dans la base de données de ce logiciel. Ces images et métadonnées sont automatiquement exportées sans la moindre intervention humaine. L'administration congolaise dispose par conséquent d’une flexibilité quasiment illimitée pour le choix des formats de fichiers d’images et de métadonnées (par ex. JPEG, TIFF, PDF, PDF/A, etc. pour les images ; CSV, XML, etc. pour les métadonnées ; ou tout autre format d’importation pour son logiciel de gestion de documents).

Afin de permettre aux fonctionnaires de consuter la version électronique de leur ancien dossier sur (papier), un système GED (Gestion électronique des documents) doit être mis en ligne, accessible par des fonctionnaires dédié, chacun avec son propre mot de passe.

Le partenaire privilégié de BORGERWEERT pour le scanning et la publication en ligne d'un système GED est la société IGUANA à Zaventem, Belgique.

Voir www.iguana-dms.com