Enlèvement, transport et admission dans les locaux

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Il faut d'abord enlever les dossiers et les préparer pour le transport vers le site de numérisation à l'étranger. Le personnel spécialisé arrivera à Kinshasa où tous les dossiers de tous les Circonscriptions foncières seront centralisé : tous les Bureaux de Circonscription foncière seront traité un par un.

Tous les dossiers seront enregistré dans le logiciel de gestion et le personnel va les placer dans des boîtes d’archives spécialement conçues à cet effet, attribue un code-barres unique à chaque boîte, et empile les boîtes sur des euro-palettes qui sont ensuite scellées. 

Dès qu’un document est enregistré, on peut retracer l’emplacement physique exact de chaque boîte ainsi que l’étape du processus dans laquelle se trouve chaque dossier individuel, en temps réel, via le logiciel de gestion. Les euro-palettes scellées avec les dossiers sont transportées dans un véhicule scellé vers l'aeroport international de Ndjili où il vont monter directement à bord d'un avion qui va le transporter vers l'endroit de la numérisation. Tous les moyens de transport par route sont dédiés, ce qui veut dire qu’ils ne transportent à aucun moment d’autres objets que les dossiers concernés, de façon à garantir une confidentialité et une sécurité absolues. Lorsque les dossiers enregistrés arrivent au lieu de digitalisation et une fois que l’intégrité de tous les scellés a été vérifiée, on scanne les codes-barres de chaque boîte et on attribue à chaque boîte un emplacement unique dans un entrepôt. Ces informations sont enregistrées automatiquement dans le système de gestion.